CONTROL TOTAL DE ADMINISTRACIÓN DE TAREAS

Organización, seguimiento y trazabilidad de tareas en organismos públicos y privados

Consuman® Gestión es un gestor de tareas adaptado a las necesidades específicas de los sectores público y privado, bajo la premisa “chau papel”.
Es una funcionalidad diseñada para optimizar la administración de tareas sin que nada se pase por alto, obteniendo trazabilidad en las gestiones.

Esta herramienta permite a funcionarios, gerentes, administradores y coordinadores; delegar, gestionar y hacer seguimiento de tareas de principio a fin, asegurando un control total y una trazabilidad completa de todas las acciones.
Facilita el acceso desde cualquier dispositivo, simplificando los procesos de gestión.

¿Cómo funciona Consuman® Gestión?

• Generación de actividades: el funcionario/coordinador emite una tarea desde su posición. Estas solicitudes se organizan automáticamente por categorías y se asignan a las direcciones o áreas pertinentes.
• Recepción de la tarea: secretarios, directores o colaboradores reciben las solicitudes directamente en sus dispositivos móviles. La trazabilidad comienza aquí, garantizando que cada paso sea registrado y supervisado.
• Asignación de la actividad: los responsables delegan la tarea a colaboradores o proveedores. Desde aquí, se generan actividades concretas vinculadas a la solicitud inicial.
• Control y seguimiento: el funcionario/coordinador tiene acceso a toda la información generada a partir de su tarea inicial, incluyendo fotos, videos, audios y documentos. Esto asegura que el seguimiento sea completo y transparente.

¿APLICA CONSUMAN GESTIÓN PARA TODO TIPO DE ADMINISTRACIÓN?

Consuman® Gestión es un gestor de tareas que se adapta a las necesidades de cada organización, por tanto, podemos afirmar que cubre tanto las necesidades del sector público como privado, siempre bajo la premisa “chau papel”.

Esta funcionalidad permite optimizar la gestión y la productividad en cualquier organización, simplificando procesos y reduciendo la dependencia del papel. Los usuarios pueden acceder a toda la información y tareas desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar, garantizando una gestión ágil, segura y siempre disponible, incluso sin estar conectado a Internet.

Caso de uso y aplicabilidad

Recorramos juntos una situación que refleja la realidad que viven las organizaciones a diario, y cómo gracias a Consuman® Gestión se logra ordenar todo aquello que hoy en día está disperso en diferentes notas, agendas y archivos sin seguimiento ni trazabilidad.

SITUACIÓN

El coordinador de proyectos del área de Infraestructura participa en una reunión con distintos equipos técnicos y administrativos. Durante la reunión surgen múltiples temas a resolver:

1. Coordinar la reparación de equipos de climatización en una oficina.
2. Solicitar a compras la cotización de insumos para el área de mantenimiento.
3. Organizar la capacitación en seguridad e higiene para el personal.
4. Actualizar la documentación de un proyecto en ejecución.

Tradicionalmente, estas anotaciones quedarían en una libreta o en un archivo de texto que podría olvidarse, demorando la gestión.

Uso de Consuman® Gestión para nuestro caso de uso:

En el transcurso de la reunión, el coordinador abre Consuman® Gestión desde su dispositivo (tablet/celular/notebook) y registra cada tema pendiente como una tarea:

• Generación de actividades:
  • Emite las 4 solicitudes, que el sistema organiza automáticamente en las categorías correspondientes (mantenimiento, compras, capacitación, documentación).
  • Asigna cada tarea al área pertinente en un solo paso.
    
• Recepción de tareas según el sector involucrado:
  • El secretario de mantenimiento recibe en su móvil la orden de reparación, con la prioridad asignada.
  • Compras recibe la solicitud de cotización y carga en el sistema los plazos estimados.
  • RRHH recibe la tarea de programar la capacitación y adjunta la propuesta de fechas.
  • El equipo técnico de proyectos recibe la tarea de actualizar la documentación y sube el archivo revisado.
    
• Asignación y ejecución:
  • Los responsables de cada área delegan las actividades internas a técnicos y proveedores, generando sub-tareas vinculadas a la solicitud inicial.
    
• Control y seguimiento:
  • El coordinador accede en tiempo real al estado de cada actividad desde su dispositivo, y puede ver fotos de las reparaciones, documentos actualizados en PDF, la propuesta de capacitación, videos, audios aclaratorios y los avances en las cotizaciones.
  • Cada acción queda registrada, aportando trazabilidad y transparencia al proceso.
    

RESULTADO

Gracias a Consuman® Gestión, el coordinador obtiene un reporte automático de seguimiento:

• Tarea 1 – Reparación climatización: finalizada, con fotos del trabajo concluido.
• Tarea 2 – Cotización de insumos: en proceso, con tres presupuestos adjuntos.
• Tarea 3 – Capacitación en seguridad: confirmada, con fecha y lista de asistentes.
• Tarea 4 – Actualización de documentación: completada, con archivo disponible para consulta.

Podrá seguir el porcentaje de avance general, tiempos de resolución y responsables de cada acción, lo que permite al coordinador conocer el estado de situación rápidamente, sin pérdidas de tiempo consolidando información manualmente, o revisando agendas en papel que no ofrecen ningún tipo de trazabilidad o seguimiento.

Con Consuman® Gestión, el coordinador transformó las notas dispersas de una reunión en un sistema de tareas trazables, delegadas y documentadas, asegurando que ninguna gestión quede pendiente o dependa de la memoria de un usuario.